Notes for the turn of the year

IN ENGLISH

Travel and expense invoices

Kilometre and per diem allowances for 2019

The values of kilometer allowances and per diem allowances used on travel invoices will be changed at the turn of the year.

FINLAND

Per diem allowances

Partial per diem: €19 (trips longer than 6 hours)
Full per diem: €42 (trips longer than 10 hours)
Per diems for trips to other countries: Read more

Car allowances

Passenger car: €0.43/km
Company car (limited benefit): €0.10/km
Motorcycle: €0.33/km
Moped: €0.18/km

Meal money

Meal money: €10.50

Related information (the Finnish Tax Administration)

Tax-exempt allowances in 2019 for business travels

NORWAY

Per diems for business trips in Norway

Travel without overnight stays

Partial per diem: NOK 200 (6-12 hours trip)
Full per diem: NOK 400 (trips longer than 12 hours)

Travel with overnight stays

Full per diem: NOK 578 (excl. meals)
Full per diem: NOK 462 (incl. breakfast)

Per diems for business trips to abroad

Denmark: NOK 1190
Finland: NOK 950
Netherlands: NOK 770
Sweden: NOK 820

Car allowances

Passenger car: NOK 3.50/km
Additional passenger: NOK 1.00/km

Related information (The Norwegian Tax Administration)

In English: Car allowance

In English: Allowance rates for subsistence allowance not subject to withholding tax

In Norwegian: Per diem: Business travel outside Norway

SWEDEN

Per diems for business trips in Sweden

Partial per diem: SEK 115 (half-day)
Full per diem: SEK 230 (overnight business trip)

Per diems for business trips to abroad

Denmark: SEK 993
Finland: SEK 729
Germany: SEK 646
Norway: SEK 876

Car allowances

Car allowance: SEK 18.50 per 10 km (SEK 1.85/km)
Company car (diesel): SEK 6.50 per 10 km (SEK 0.65/km)
Company car (other than diesel): SEK 9.50 per 10 km (SEK 0.95/km)

Related information (The Swedish Tax Administration/Skatteverket)

In English: Per diem & car allowances 2018

In Swedish: Tracks and other expenses

In Swedish: Per diem: Business travel outside Sweden

The values of kilometer allowances and per diem allowances for Norway and Sweden will be updated on Friday 4th of January 2019.

Travel calculator not in use outside Finland

All foreign subsidiary users make sure to select the ‘2018’ options for claims for that year. The 2018 types will then be deprecated February 28, 2019.

Incomes register in Finland

Data reported to the Incomes Register includes wages, bonuses, fringe benefits, non-wage compensations for work and other earnings. Tax-free and taxable reimbursements of expenses must also be reported. Daily allowances, meal allowances and kilometer allowances paid will be reported to the Incomes Register.

Use All expense items (tax-exempt expenses to tax authority) report to reporting the reimbursements of travel expenses to the Incomes Register. Reimbursements of travel expenses must be reported under the payment date plus five days principle, even if no monetary wages are paid.

Note: All On-Premise customers will be contacted separately regarding the updates.

Work time and capacity calendar extension

To ensure an uninterrupted operation and work time management (i.e. absence tracking, full-time and part-time employees hours reporting and balance calculation), please remember to update all relevant capacity calendars finish date for the future (e.g. 31.12.2020).

Task extension

To ensure an uninterrupted hour reporting, please remember to update all relevant tasks (such as administrative) due date for the future.

IN FINNISH

Vuodenvaihteessa muistettavaa!

Matka- ja kululaskut

Matkalaskuilla käytettävien kilometrikorvausten ja päivärahojen arvot muuttuvat vuodenvaihteessa.

Verovapaat matkakustannukset Suomessa 2019

Kotimaan ja ulkomaan päivärahat

osapäiväraha 19 euroa (työmatka yli 6 tuntia)
kokopäiväraha 42 euroa (työmatka yli 10 tuntia)
ulkomaan päiväraha: Katso taulukko

Kilometrikorvaukset

auto: 0.43 €/km
käyttöetu: 0.10 €/km
moottoripyörä: 0.33 €/km
mopo: 0.18 €/km

Ateriakorvaus

ateriakorvaus: 10,50 euroa (ateriakorvaus voidaan maksaa työmatkoilta, joilta palkansaajalle ei makseta päivärahaa.)

Lisätietoja (Verohallinto)

Verovapaat matkakustannusten korvaukset 2019

Verovapaat matkakustannukset Norjassa ja Ruotsissa 2019

NORJA

Kotimaan päiväraha

Työmatkan kesto alle 24 h

osapäiväraha: NOK 200 (työmatka 6-12 tuntia)
kokopäiväraha: NOK 400 (työmatka yli 12 tuntia)

Työmatkan kesto yli 24 h

kokopäiväraha: NOK 578 (ilman aterioita)
kokopäiväraha: NOK 462 (sis. aamiainen)

Ulkomaan päiväraha

Tanska: NOK 1190
Suomi: NOK 950
Hollanti: NOK 770
Ruotsi: NOK 820

Kilometrikorvaukset

auto: NOK 3.50/km
matkustaja: NOK 1.00/km

RUOTSI

Kotimaan päiväraha

osapäiväraha: SEK 115
kokopäiväraha: SEK 230

Ulkomaan päiväraha

Tanska: SEK 993
Suomi: SEK 729
Saksa: SEK 646
Norja: SEK 876

Kilometrikorvaukset

oma auto: SEK 18.50 per 10 km (SEK 1.85/km)
yrityksen auto (diesel): SEK 6.50 per 10 km (SEK 0.65/km)
yrityksen auto (ei diesel): SEK 9.50 per 10 km (SEK 0.95/km)

Päivitysaikataulu

Vuoden 2019 arvot päivitetään kaikille pilvipalvelun käyttäjille perjantaina 4.1.2019. Vuoden 2018 arvot pidetään näkyvissä 28.2.2019 asti.

Muista opastaa ulkomaisten tytäryhtiöiden työntekijöitä valitsemaan valintalistalta vuoden 2018 puolella syntyneille kuluille vuoden 2018 arvot.

Tulorekisteri Suomessa 1.1.2019

Veronalaista tuloa ei ole työnantajalta työmatkasta saatu matkustamiskustannusten korvaus, päiväraha, ateriakorvaus, majoittumiskorvaus, yömatkaraha eikä rajanylitysraha. Tulorekisteriin ilmoitetaan verovapaat kilometrikorvaukset, päivärahat ja ateriakorvaukset.

Tulorekisterin vaatimat tiedot löytyvät Kaikki kulurivit (Verovapaat matkakorvaukset) -raportilta, joka on oletuksena näkyvissä Power -käyttäjäroolilla. Mikäli ko. raportti ei näy sinulle, niin ota yhteyttä support@planmill.com.

Lue lisää: Tulorekisteri ja kustannusten korvaus

Huom!

Matkalaskin: Käytössä ainoastaan Suomessa.
On-Premise asiakkaat: Otamme yhteyttä lähiaikoina arvojen päivittämiseksi. Päivitystyöstä veloitetaan kulloinkin voimassa olevan hinnaston mukaisesti.

Työaika- ja kapasiteettikalentereiden jatkaminen

Varmista häiriötön työajanhallinta (esim. kokoaikaiset ja/tai osa-aikaiset työsuhteet, liukumasaldot) ja tarkista, että työaikaan liittyvät kapasiteettikalenterit (Capacity calendar) ovat voimassa myös 31.12.2018 jälkeen.

Mikäli kalenterit ovat voimassa vain 31.12.2018 asti jatka voimassaoloaikaa esim. 31.12.2020 asti ja lisää tarvittavat arkipyhät.

Lue lisää: Kapasiteettikalenterin jatkaminen (Eng.).

Lisäksi on hyvä muistaa, että työaikakapasiteetit ja liukumasaldot päivittyvät (lyhyellä viiveellä) myös takautuvasti, joten kalenterin jatkaminen onnistuu hyvin myös tammikuun alkupuolella.

Muutostyöt: Haluatko ulkoistaa kapasiteettikalentereiden päivittämisen? Lähetä työtilaus otsikolla “Kapasiteettikalentereiden jatkaminen” osoitteeseen support@planmill.com. Muutostyöstä veloitetaan toteutuneen mukaisesti.

Muuta

Tuntikortti (Time sheet) ja työaikataulut (Work schedules): Kapasiteettikalenterin päättyminen näkyy harmaana soluna ajalla, jossa kalenteri ei enää ole voimassa.

Vuosilomat ja poissaolot: Mikäli asiakkaan käytössä on PlanMill Absences -palvelu vuosilomia ja poissaoloja ei voi tehdä ennen kuin kapasiteettikalenterit ovat voimassa kyseiselle kaudelle, jolle poissaoloja ollaan tekemässä.

Tehtävien päättymispäivän jatkaminen: Muista tarkistaa, että sisäisten ja muiden jatkuvien tehtävien (Task & request) päättymispäivät ovat voimassa myös 31.12.2018 jälkeen. Jatka tehtävien (esim. sisäiset, koulutus, poissaolot* ja jatkuvat palvelut) päättymispäivää tarvittaessa.

Huom! *Ei koske niitä asiakkaita, joilla on käytössä PlanMill Absences -lisäpalvelu.